Stress? Eindeutig eine Frage der Aufmerksamkeit


„Liebe Frau Müller, ich muss unseren Termin in zwei Stunden leider verschieben – dafür habe ich im Moment keinerlei Kapazität.“ – „Ja, das kann ich verstehen. In unserer Abteilung geht es ganz ähnlich zu. Wir mussten die letzten drei Fertigstellungstermine verschieben, weil wir total überlastet sind.“

Ja, so oder so ähnlich klingen die Gespräche in vielen deutschen Unternehmen. Denn sie ist eine alte Bekannte: die Verschieberitis. Ein Heilmittel scheinen bisher die wenigsten gefunden zu haben, denn gute Gründe für das verschobene To-do oder einen zu verlegenden Termin liefern die Mitarbeiter gleich mit – oft lautstark und total gestresst.

Dabei ist die Antwort denkbar einfach.


Die Krux mit der Fertigstellung

Denn das ebenso klare wie naheliegende Heilmittel heißt: Aufmerksamkeit. Eine natürlich vorkommende Ressource, die jeder Mensch in sich trägt. Allerdings setzen die meisten sie schlicht an der falschen Stelle ein.

Ende Mai erlebte ich bei einem Beratungskunden eine solche Situation mit einem Führungsteam. Dieses hatte eine lange Liste von Zielen gemacht und wünschte sich nun einen Weg, wie es diese priorisieren und umsetzen kann. Schon beim ersten Blick stellte ich fest: Es handelte sich nicht um Ziele, sondern To-dos, die sie noch dazu mit klaren Fertigstellungsdaten versehen hatten.

Die Erfolgsquote der zum Fertigstellungstermin abgeschlossenen To-dos: unterirdisch. Die Reaktion auf meinen Vorschlag, so lange Aufmerksamkeitstermine – Zeitblocker, in denen sie einer Sache 100% Aufmerksamkeit widmen –, statt eines Fertigstellungstermin festzulegen: betretenes Schweigen und Irritation.

Obacht!

Jetzt stand das Team also vor einer Art Glaubensfrage: „Glauben wir, dass wir mit irgendwas fertig werden, obwohl wir kein definiertes Fertigstellungsdatum haben?“ Sie meinten, nein. Ich meinte, ja. Wir pickten also ein To-do aus der Liste – Abstimmungszeit ca. eineinhalb Stunden, anschließende Bearbeitungszeit: 30 Minuten, Fertigstellungsdatum: frühestens Ende Juni. Ich rieb mir die Hände und sagte: „Wunderbar, unser Termin dauert ja noch zwei Stunden – gerade genug Zeit.“

Die grundsätzliche Frage lautet nämlich: Was hindert uns überhaupt daran, etwas fertigzustellen? Sich über die wahnsinnig lange Liste an To-dos, die fehlenden Kapazitäten, das steigende Stresslevel und die verschobenen Fertigstellungen zu beklagen, bringt Aufmerksamkeit, ja. Aber genau die Falsche. So wirkt sie destruktiv – sie hilft niemandem bei der Erfüllung einer Aufgabe. Und lenkt den Fokus folglich völlig neben das Ziel. Sie sorgt dafür, dass jemand so unwahrscheinlich wichtig erscheint, dass er gar nicht alles schaffen kann.

Statt einer konstruktiven Aufmerksamkeit zur Stressreduktion gehört also der Stress- und Druckaufbau zum bestehenden System. Ein völlig irriger Ansatz, wenn Sie mich fragen.

Langweilig, aber besser

Bei Heiler haben wir schon vor Jahren gemerkt, dass die konstruktive Aufmerksamkeit, die sich genau jetzt mit einhundert Prozent der Erledigung einer Aufgabe widmet, im Unternehmen genauso wichtig ist, wie im Straßenverkehr. Denn ohne Aufmerksamkeit fahren wir die Sache – auch gemeinsam – voll an die Wand. Und der Alltag gibt uns recht. Während wir früher jede Woche ein- bis zweimal die Situation erlebten, dass ein Material ausging, passiert das heute höchstens zwei-, dreimal im Jahr. Wir widmeten dem Thema Bestandsmanagement so lange Aufmerksamkeit, bis es funktionierte. Ohne Fertigstellungstermin. Ohne Verschieberitis. Wir nennen das: Stressreduktion durch Strukturarbeit. Denn ist das Material auf Lager, reduziert sich der Stress, der durch Montage-Terminverschiebungen auch untereinander entsteht, ganz deutlich.

Dass das Team diesen Stress nicht mehr erlebt, bemerkt es im Alltag kaum. Erst als wir es uns ganz bewusst vor Augen führten, fiel es auf. Insofern ist das neue System, wie wir es bei Heiler betreiben, zwar um Längen langweiliger, aber auch sehr viel konstruktiver und stressreduzierender. Denn auch das Team im Workshop hakte sein To-do nach 120 Minuten problemlos ab – ohne weiteren Fertigstellungstermin in vier Wochen.

Es sich vorzustellen ist einfach, wenn man es nur versucht …

Gebhard Borck

#Stress #Aufmerksamkeit #Termin #Fertigstellung

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